Plan B de lluvia: a qué hora exacta hay que decidir

¿Cuántas horas antes se activa el plan B?

Las que pida el proveedor más lento del montaje, que casi siempre es la carpa: entre dos y cuatro horas de armado más una de acomodo. Esa suma, restada de la hora en que entra el primer invitado, es tu hora de corte.

No existe una hora universal porque no existe un montaje universal. Una carpa con piso, paredes e iluminación no se arma en el mismo tiempo que un toldo sobre una terraza que ya está lista. Pregúntalo en la visita técnica y pide la respuesta por escrito, con la palabra horas dentro del correo.

Lo que sí es universal es la trampa: la gente calcula desde la hora de la ceremonia y olvida que los invitados llegan antes, que las flores se montan sobre mesas ya puestas y que el camión puede quedarse en el tráfico de un sábado.

¿Cómo se calcula tu hora de corte?

Se suman cuatro bloques y el total se resta de la hora en que entra el primer invitado. Armado de la carpa, acomodo del banquete, reubicación de audio e iluminación, y aviso a la gente.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Tiempos que los proveedores de renta de equipo para eventos declaran en cotización. Confirma los tuyos por escrito antes de fijar la hora.

Con esos números, una boda cuyos invitados entran a las 16:30 tiene la hora de corte alrededor de las 10:30 si la carpa pide cuatro horas, y cerca de las 12:30 si pide dos. Escribe la tuya en el contrato con hora exacta y no con la frase "por la mañana".

¿Quién aprieta el botón?

Una sola persona, con nombre y apellido escritos en el contrato. Si la decisión se reparte entre los novios, las mamás y quien coordina, la hora de corte pasa mientras se discute.

Esa persona casi nunca son los novios. La mañana de su boda nadie está en condiciones de sopesar una probabilidad y autorizar un gasto. Lo natural es quien coordina, y en su defecto un familiar que no esté en la mesa principal ni en el salón de peinado.

Necesita tres cosas por adelantado: el teléfono directo del proveedor de la carpa, permiso para gastar hasta cierta cantidad sin volver a preguntar, y la lista de a quién avisar y en qué orden. Sin el permiso, la decisión no existe, es una sugerencia. La cadena completa está en quién manda el día de la boda.

¿Qué debe decir el contrato sobre el plan B?

Cuatro líneas: qué es el plan B, cuánto cuesta con precio cerrado, a qué hora se decide y quién decide. Sin las cuatro, el plan B es una charla amable de la visita técnica.

El precio cerrado importa más de lo que parece. Un plan B que se cotiza el mismo día se cotiza en condiciones de urgencia. Y si te dan el precio por teléfono, el artículo 7 BIS de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga al proveedor a informar el monto total a pagar, que debe incluir impuestos, comisiones, intereses, seguros y cualquier otro costo, cargo, gasto o erogación adicional.

Si la sede te pasa un contrato impreso que no se puede tocar, estás frente a un contrato de adhesión. La PROFECO publica cuáles están registrados en su apartado de contratos de adhesión. Vale la pena mirarlo antes de firmar, no después del aguacero.

¿Se puede cancelar el plan B si despeja?

Hasta que el camión sale del almacén, casi siempre sí. Después ya no, y ese es el punto de no retorno que conviene preguntar por su nombre.

La mayoría de los proveedores cobra completo si el equipo ya salió, y con razón: pagaron cuadrilla y flete. Algunos cobran una parte si cancelas con el camión cargado pero detenido. Pregunta las dos cosas y anótalas con estas palabras: hora límite para cancelar sin costo, y costo si cancelo después.

Ese dato cambia la decisión de la mañana. Si puedes cancelar sin costo hasta las 08:00, activas al primer indicio y vuelves a decidir a esa hora. Si el corte es a las 06:00 y no hay marcha atrás, entonces sí necesitas leer bien el pronóstico. Cómo se lee y qué se mueve primero está en qué hacer si llueve el día de la boda.

¿Y si activas y el proveedor no llega?

Es un servicio no prestado por causa imputable al proveedor, y la ley te da bonificación o compensación. El piso lo fija el artículo 92 TER de la Ley Federal de Protección al Consumidor: no puede ser menor al 20 por ciento del precio pagado.

Para sostenerlo se levanta la prueba ese mismo día, no la semana siguiente. Hora en que confirmaste, nombre de quien te confirmó, capturas del chat con fecha visible y fotos del lugar sin carpa. En la mesa de conciliación, sin eso es tu palabra contra la suya.

Guarda también el comprobante del anticipo. La bonificación se calcula sobre el precio pagado del servicio que falló, así que conviene tener facturado aparte el plan B y no revuelto dentro del paquete de la sede.

¿Y si en la sede no se puede montar carpa?

Entonces el plan B no es una carpa, es un espacio alterno, y la hora de corte se acorta. Sin montaje pesado lo que manda es el acomodo del banquete, que suele pedir una hora.

Pasa en playas federales, donde fijar una estructura al suelo necesita permiso, y en fincas catalogadas, donde hay restricciones sobre lo que se puede anclar. Qué se permite y qué no en la franja federal está explicado en carpa, tarima y anclajes en playa federal.

En esos casos el plan B se compra al firmar la sede: un salón alterno apartado por escrito, con el mismo aforo y sin costo extra por usarlo. Y como el espacio existe todo el día, la hora de corte se puede recorrer, pero no eliminar: la gente necesita saber a dónde llegar antes de subirse al coche.