Presupuesto de boda para 200 invitados: qué salta y qué no

¿Qué salta de golpe al pasar de 100 a 200 invitados?

Cuatro cosas, y ninguna de forma suave. El mobiliario, el personal de servicio, el aforo de la sede y la operación de cocina.

El resto del presupuesto se comporta como esperas: la comida y la bebida se duplican, porque son estrictamente por persona. Lo que descuadra las hojas de cálculo son los cuatro renglones que no avanzan de uno en uno, sino de golpe, cuando cruzas un umbral.

Por eso una boda de 200 no se presupuesta multiplicando por dos la de 100. Se presupuesta identificando dónde están los saltos y en qué lado del salto cae tu lista real, que casi nunca es el número redondo que dijiste al principio.

¿Cuántas mesas son 200 invitados y por qué importa?

Veinte mesas de diez lugares o veinticinco de ocho. Importa porque el mobiliario, la mantelería y el centro de mesa se rentan por mesa completa, no por silla suelta.

Ahí está el error más caro de las listas grandes. Si confirmas 202 personas y las mesas son de diez, necesitas 21 mesas, no 20.2: pagas una mesa entera, su mantel, su centro y sus diez sillas por dos personas.

Y al revés funciona igual de bien. Bajar de 202 a 200 confirmados no es un ajuste cosmético, es una mesa completa menos en la factura del mobiliario. Cuando la lista anda cerca de un múltiplo, esos dos lugares valen dinero de verdad.

¿Por qué el personal de servicio no crece de uno en uno?

Porque cada mesero cubre un rango de comensales o un número de mesas, según lo pacte el proveedor. Ese rango es el que produce los saltos.

La consecuencia práctica es que pasar de 198 a 204 invitados puede no costar nada de personal o puede costar un servicio completo, dependiendo de dónde caiga el corte que usa tu banquetero. Es el mismo comportamiento del mobiliario, pero con otra escala.

La forma de quitarle el susto es preguntar el criterio exacto antes de firmar: cuántos comensales o cuántas mesas atiende cada mesero, cuántos capitanes hay, y a partir de qué número se suma otro. Con esas tres respuestas puedes modelar tu lista y saber si te conviene quedarte debajo del corte.

¿Por qué a 200 personas cambia la lista de sedes posibles?

Porque el aforo deja de ser un detalle y se vuelve el primer filtro. Muchos jardines y salones que funcionan de maravilla con 100 personas se quedan cortos con el doble, y no por gusto sino por superficie, salidas y servicios.

Eso reordena la búsqueda. Con 200 invitados conviene filtrar sedes por aforo antes de enamorarse de una, porque la alternativa es descubrir a media negociación que la terraza soñada no cabe.

Y hay un efecto de segunda vuelta que se olvida: una sede más grande suele traer un mínimo garantizado más alto, más metros que iluminar y más personal de limpieza. El salto de sede no es solo la renta, es todo lo que la sede arrastra.

¿Qué es lo único que no sube al doblar la lista?

El gobierno. Los derechos del registro civil se cobran por el acto y por el traslado del juez, no por cuántas personas lo vean.

Las cifras lo dejan claro. En Guadalajara el matrimonio a domicilio cuesta 1,161 pesos en día y hora hábil, en Puerto Vallarta 997 pesos en el mismo escenario, y en el estado de Puebla la celebración fuera del juzgado cuesta 4,680 pesos. Ninguna de esas leyes menciona el número de asistentes.

Junto al gobierno hay otro grupo que tampoco se mueve: la fotografía, el video, la música, la coordinación, el vestido, el traje, el peinado y las flores de la ceremonia. Todo ese bloque cuesta lo mismo con 100 que con 200.

Anotarlo explícitamente en la hoja cambia la conversación. Cuando alguien propone recortar invitados para bajar el presupuesto, conviene tener a la vista qué parte del total ni se entera de esa decisión.

¿Por qué el costo por invitado baja aunque el total suba?

Porque el bloque fijo se reparte entre más gente. El total sube, sin duda, pero el promedio por cabeza baja, y esas dos cosas son compatibles.

De ahí sale una comparación que casi siempre se hace mal. Si tu prima gastó cierta cantidad por invitado en una boda de 90 personas, ese número no se puede trasladar a tu boda de 200: en la suya el fotógrafo se dividía entre 90 y en la tuya se divide entre 200.

Para comparar sirve otro dato: el costo variable por persona, es decir lo que de verdad cuesta cada nombre nuevo en la lista. Ese sí es comparable entre bodas y es el que necesitas cuando alguien te pide agregar a tres personas.

¿Cómo se pide una cotización de 200 sin sorpresas?

Con cinco preguntas escritas. Una: cuál es el monto total con impuestos incluidos, que es lo que obliga el artículo 7 Bis de la Ley Federal de Protección al Consumidor.

Dos: qué incluye el precio por persona, renglón por renglón, y si trae mesa, silla, menaje y personal. Tres: cuántos comensales atiende cada mesero y a partir de qué número se suma otro. Cuatro: cuál es el mínimo garantizado y cuál es la fecha de corte para confirmar. Cinco: qué pasa si al final son 190 y qué pasa si son 210.

Y recuerda cómo funciona el impuesto en el banquete. La Ley del Impuesto al Valor Agregado fija la tasa en 16% y aclara que en ningún caso forma parte del precio, y su artículo 2o.-A grava con esa misma tasa los alimentos preparados para consumo en el lugar. Con 200 invitados, ese renglón deja de ser un detalle.