Presupuesto de boda para 100 invitados: la cuenta por escalones

¿En qué tres bloques se divide el presupuesto de 100 invitados?

En fijos, proporcionales y escalonados. Meter todo en una sola lista de partidas es lo que hace que un recorte de invitados no dé el ahorro esperado.

Los fijos no se enteran de cuánta gente viene: la cuota del registro civil, el vestido, el traje, la fotografía contratada por jornada, la música por horas y el diseño de la papelería. Los proporcionales suben con cada persona: el cubierto, la barra, las invitaciones impresas y los recuerdos. Los escalonados son los que saltan de golpe: mesas, meseros, transporte y rango de aforo de la sede.

Ordena tu hoja de cálculo con esa columna extra, la de comportamiento. Es la diferencia entre saber qué pasa si cortas quince personas y adivinarlo.

¿Por qué el costo por invitado no sube en línea recta?

Porque casi todo el montaje se compra por bloques, no por persona. El banquete se cotiza por cubierto, pero la mesa, el mantel, el centro y el mesero se compran por mesa.

El resultado es que hay números de invitados baratos y números de invitados caros. Ciento cuatro personas cuestan mucho más que cien, y ciento diez cuestan casi lo mismo que ciento cuatro.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Cálculo propio redondeando hacia arriba, porque una mesa incompleta se monta igual. Las medidas de mesa varían por proveedor: confirma en tu cotización si la mesa redonda es de diez o de doce lugares antes de cerrar la lista de invitados.

Mira el renglón de 104. Cuatro personas más que cien obligan a una mesa entera y dejan seis lugares pagados y vacíos. Ese renglón es la razón por la que conviene cerrar la lista en múltiplos exactos del tamaño de mesa que usa tu sede.

¿Cuántas mesas son 100 invitados y por qué importa tanto?

Diez mesas exactas si son de diez lugares, y ese cuadre es una de las pocas suertes que da el número redondo. Importa porque la mesa arrastra cuatro costos que nadie cotiza por separado.

Arrastra el mueble, la mantelería, el centro de mesa y el servicio. En muchos salones la relación de personal se calcula por mesa o por cada cierto número de comensales, así que abrir una mesa más puede significar un mesero más para toda la noche.

Cuando pidas cotización, pregunta la relación exacta de meseros por mesa y si el servicio ya está incluido o se cobra aparte. Es una pregunta de treinta segundos que cambia el total en miles de pesos.

¿Qué cuesta exactamente lo mismo con 100 que con 40 invitados?

El trámite, la ropa y el tiempo contratado de los proveedores. Son las partidas donde la lista de invitados no tiene ningún efecto.

El trámite es el ejemplo más limpio porque tiene precio publicado. El artículo 63, fracción II, de la Ley de Hacienda del Municipio de Solidaridad cobra de 10 a 70 unidades de medida y actualización según nacionalidad y lugar, es decir de 1,173 a 8,212 pesos con el valor de 117.31 pesos que publicó el INEGI para 2026. Esa cuota es la misma si firman ustedes solos o con doscientas personas mirando.

La fotografía y el video contratados por jornada tampoco se mueven con la lista, porque lo que compras son horas de cobertura, no fotos por invitado. Lo mismo aplica a la música contratada por bloques de horas.

Cuando esos fijos son la mayoría de tu presupuesto, recortar invitados rinde poco y conviene mover otra palanca. Esa cuenta completa está en el presupuesto para 50 invitados, donde se ve exactamente cuánto baja el total al partir la lista a la mitad.

¿Qué incluye y qué no incluye el precio por cubierto?

Incluye lo que diga el contrato y nada más. El precio por cubierto es el renglón donde más varía qué trae cada proveedor, y por eso dos cotizaciones que se ven parecidas pueden diferir en un tercio.

Las cinco preguntas que separan una cotización comparable de una que no lo es: si el precio ya trae el impuesto, si incluye barra y con qué marcas, si incluye mantelería y centro, si incluye el servicio de meseros, y cuántas horas de servicio cubre.

Sobre el impuesto conviene ser explícito. El artículo 1o. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado fija la tasa en 16 por ciento y ordena que el contribuyente lo traslade en forma expresa y por separado, así que en la práctica lo verás como un renglón al final. Del lado del consumidor, el artículo 7 BIS de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga al proveedor a informar de forma notoria y visible el monto total a pagar, impuestos incluidos.

Pide las tres cotizaciones para el mismo número de personas, la misma fecha y el mismo horario. Si cambia cualquiera de las tres, ya no estás comparando precios, estás comparando escenarios distintos.

¿Sobre cuántas personas se cotiza, invitados o confirmados?

Sobre un mínimo garantizado que tú fijas, y ese número es un compromiso de pago, no una estimación. Es la cláusula que más dinero mueve en un contrato de banquete.

El mecanismo es simple: se acuerda un mínimo de cubiertos, se paga ese mínimo aunque falten personas, y los que lleguen de más se cobran al mismo precio. Por eso conviene fijarlo por debajo de tu lista, no encima.

La regla práctica que funciona: invita a la lista completa, pero garantiza el número que estás dispuesto a pagar aunque nadie más confirme. Ese margen entre lista y garantía es tu colchón real.

Qué revisar en esa cláusula, con la fecha de corte y la penalización por bajar el número, está en contrato de banquete: qué revisar.

¿Cuánto hay que dejar de reserva en una boda de 100 personas?

Entre 5 y 10 por ciento del total, y sin asignarlo a nada. Es la partida que evita que un ajuste de la última semana se pague con la tarjeta de crédito.

Se gasta casi siempre en lo mismo: invitados que se suman tarde, horas extra de música o salón, traslados que no estaban previstos y consumos de barra por encima del paquete. Ninguno de esos cuatro se planea, y los cuatro se pagan el mismo día.

Para poner el total en perspectiva, sirve una vara oficial. El gasto total trimestral promedio de un hogar mexicano fue de 72,705 pesos en 2024, según la ENIGH del INEGI. Traducir tu presupuesto a esa unidad, como se hace en cuánto cuesta una boda en México, ayuda a decidir de cuánto puede ser esa reserva sin comprometer el resto del año.