Cuántas habitaciones bloquear para tu boda: la cuenta

¿Cuál es la fórmula?

Habitaciones de la noche pico es igual a invitados foráneos entre dos, multiplicado por la tasa de asistencia que esperas de ese grupo, menos los que se van a hospedar con familia. Todo lo demás de esta página es aprender a llenar esos tres huecos.

Corramos un ejemplo de trabajo y no lo soltamos. Boda de 120 invitados, de los cuales 46 llegan de otra ciudad. Entre dos son 23 habitaciones. Con una tasa de asistencia del 70 por ciento para ese grupo quedan 16. Restamos 4 personas que ya avisaron que se quedan en casa de su tía y el resultado son 12 habitaciones en la noche pico.

Doce, no veinticinco. Ese es el número que se lleva a la mesa de negociación, y sobre ese número se pide tarifa cerrada y fecha de liberación. Las cinco líneas que hay que amarrar están en cómo se negocia un bloqueo de habitaciones.

¿Por qué la cuenta se hace por noche?

Porque el hotel vende habitaciones-noche y tú estás pensando en un evento de una tarde. Doce cuartos para cuatro noches no son doce unidades, son treinta y dos.

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Reparto del ejemplo de trabajo de este artículo, con una boda de sábado. No es una distribución oficial ni un promedio de mercado: es el patrón que se repite cuando el grupo llega en avión, y hay que sustituirlo por lo que digan las confirmaciones de tu propia lista.

Fíjate en el viernes, que es la noche que casi nadie bloquea. Quien viaja de otra ciudad no se juega la boda con el vuelo del mismo día: llega la víspera. Si tu bloque solo cubre el sábado, todos ellos pagan tarifa pública la primera noche y la queja te llega a ti, no al hotel.

¿Cuántos de esos invitados van a reservar de verdad?

Menos de los que confirman la boda, siempre. Y no hay una cifra nacional que puedas copiar, así que la tasa la pones tú y la revisas cada mes.

Aquí conviene ser honesta con un punto que muchos textos resuelven inventando un porcentaje. En México no existe una estadística publicada de ausencias en bodas: el INEGI cuenta matrimonios, no invitados, y ese hueco está documentado en cuántos invitados no llegan a una boda. El 70 por ciento del ejemplo es un supuesto de trabajo, no un dato.

Lo que sí se sostiene es el criterio: la tasa del grupo foráneo va siempre por debajo de la del grupo local. Al invitado de fuera la boda le cuesta vuelo, hotel y días de trabajo, así que su decisión es económica y se toma tarde. Por eso el bloque se calcula con una tasa más conservadora que la lista del banquete.

¿Qué corrección necesita el entre dos?

Dividir entre dos supone que todos viajan en pareja, y tu lista no es así. Después del primer trazo hay que contar unidades de hospedaje, que es quién comparte cuarto con quién.

La corrección se hace a mano y toma veinte minutos. Recorres la lista de foráneos y marcas: pareja igual a una habitación, persona sola igual a una habitación completa, familia con dos hijos chicos igual a una, familia con hijos adolescentes igual a dos. Tres solteros que no se conocen no son una habitación y media, son tres.

En el ejemplo, esa corrección casi siempre sube el número, no lo baja. Por eso las doce habitaciones de la noche pico se revisan contra la lista real antes de firmar cualquier cosa, igual que se revisa el número de cubiertos en cuántos invitados caben en tu presupuesto.

¿Cuánto pesa el hotel en el bolsillo del invitado?

Más de lo que parece, y ese peso decide cuántas habitaciones se ocupan de verdad. Si la tarifa que negociaste está fuera del alcance de tu lista, vas a pagar cuartos vacíos por un descuento que nadie usó.

La traducción se hace con la ENIGH 2024 del INEGI. El ingreso corriente promedio trimestral por hogar en México fue de 77,864 pesos en 2024, es decir 25,955 al mes. Con un supuesto de trabajo de 2,400 pesos por noche con impuestos incluidos, tres noches son 7,200 pesos por habitación.

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Ingreso corriente promedio trimestral por hogar, ENIGH 2024 del INEGI, en pesos de 2024, dividido entre tres para llegar al mensual. Los 2,400 pesos por noche son un supuesto de trabajo de esta página, no una tarifa de mercado ni una cifra oficial: sustitúyelo por lo que traiga tu cotización.

Léelo con el primer decil enfrente. Para ese hogar, tres noches de hotel valen más de un mes de ingreso completo, y esa persona no va a reservar aunque le mandes el enlace tres veces. Cuando en tu lista hay mucha gente en esa situación, el bloque se hace chico y se busca una segunda opción más barata a diez minutos.

¿Cómo se ajusta el número según la temporada?

Se mira la ocupación del destino en el mes de tu boda y se mueve el bloque en consecuencia. En un mes lleno conviene bloquear de más, en uno flojo conviene bloquear corto.

El dato lo publica la Secretaría de Turismo en el Monitoreo Hotelero de DATATUR, que muestra el porcentaje de ocupación, las habitaciones disponibles, las ocupadas y el número de establecimientos participantes, desglosados por destino, periodo y tipo de alojamiento. El reporte dinámico de ocupación mensual trabaja sobre 70 destinos turísticos seleccionados.

La lectura es sencilla. Si tu destino en ese mes viene con ocupación alta, quien no reserve dentro del bloque va a encontrar la ciudad llena y tu bloque se ocupa completo, así que vale la pena bloquear con holgura. Si viene flojo, tus invitados van a hallar tarifas sueltas por todos lados y tu bloque se queda a medias.

¿Qué haces si te quedas corta?

Se pide ampliación al hotel apenas se llene el 80 por ciento del bloque, no cuando ya no queda ninguna. Ampliar es fácil mientras el hotel tenga inventario, e imposible tres semanas antes.

Por eso el bloque se vigila con una hoja sencilla: quién reservó, para qué noches y con qué nombre. Cada quince días pides al hotel el reporte de habitaciones tomadas del bloque y lo comparas con tu lista. Ese reporte se pide desde el primer día, por escrito, y se pone como condición en el acuerdo.

Quedarse corta también tiene una salida elegante: mandar una segunda opción de hotel a los invitados que no alcanzaron lugar, con la tarifa que ustedes hayan verificado. Antes de eso, revisa si la tarifa de tu bloque de verdad conviene, porque no siempre es así, y eso está resuelto en tarifa de grupo o tarifa pública. Y cuida la cláusula que decide quién paga lo vacío, que está en la fecha de liberación.