Cuántos invitados caben en tu presupuesto: la cuenta

¿Cuál es la fórmula?

Invitados es igual al presupuesto total menos las partidas fijas, dividido entre el costo por persona. Todo lo demás de este artículo es aprender a llenar esos tres huecos.

El error clásico es dividir el presupuesto completo entre el costo por cubierto. Sale un número enorme y falso, porque la fotografía, la música, el vestido y la locación se pagan igual con 60 personas que con 160. Esas partidas hay que sacarlas antes de dividir.

Hazlo con un ejemplo de trabajo. Presupuesto total de 300,000 pesos. Partidas fijas por 160,000. Quedan 140,000 pesos para lo que escala. Con un supuesto de mil pesos por persona, total con impuesto y cargo por servicio, salen 140 invitados. Con un cubierto de 1,400 salen 100. La lista no cambió: cambió una cifra de la cotización.

Por eso la fórmula se corre otra vez cada que llega una cotización nueva. No es un cálculo de una sola vez al principio de la planeación, es el tablero al que vuelves cada vez que firmas algo.

¿Qué partidas escalan por persona y cuáles no?

Escalan tres: banquete, bebida y mobiliario. Las demás son bloques que se pagan igual sin importar cuánta gente entre por la puerta.

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Fíjate en las de escalón, que son las que arruinan cálculos. Mobiliario sube por mesa: pasar de 96 a 98 invitados no agrega dos sillas, agrega una mesa completa con su mantelería y su centro. Con el transporte de invitados pasa lo mismo con las unidades y las vueltas.

¿Cuánto pesa cada bloque de diez invitados?

Diez invitados son diez cubiertos, diez bebidas y una mesa más. Con el supuesto de mil pesos por persona son 10,000 pesos, y eso todavía no incluye la mesa.

Esa es la cifra que hay que tener en la cabeza cuando alguien propone un nombre. No se está proponiendo una persona, se está proponiendo una décima parte de un bloque de diez mil pesos. Dicho así, la conversación se acorta mucho.

Conviene además fijar el número en la primera junta y no moverlo. Cada vez que la lista sube de diez en diez, se corre el riesgo de rebasar el escalón del salón: hay sedes cuyo cupo cómodo termina en 120 y a la 121 te cambian de espacio o te obligan a otro montaje.

Regla práctica: define el techo, resta un cinco por ciento de colchón y trabaja con ese número. El colchón se usa para los proveedores que comen y para los casos de última hora, no para meter más invitados.

¿Cómo se ve ese número contra el ingreso de tu hogar?

Se ve en meses de ingreso, y esa traducción cambia decisiones. La ENIGH 2024 del INEGI da los números para hacerla sin inventar nada.

El ingreso corriente promedio trimestral por hogar en México fue de 77,864 pesos en 2024. Por deciles va de 16,795 pesos en el primero a 236,095 en el décimo. Con eso se puede traducir un banquete a meses de ingreso del hogar.

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Ingreso corriente promedio trimestral por hogar, ENIGH 2024 del INEGI, en pesos de 2024. El ingreso mensual y los meses son cálculo nuestro: el trimestral entre tres, y 100,000 pesos entre ese resultado. Los 100,000 salen de un supuesto de trabajo de mil pesos por cubierto, no de una tarifa de mercado. Sustituye ese supuesto por el total de tu cotización.

Lee la última columna con calma. Para un hogar en el promedio nacional, un banquete de 100 personas equivale a casi cuatro meses completos de ingreso, sin contar vestido, fotografía ni locación. Cuánto puedes gastar en tu boda según tu ingreso se calcula aparte.

¿Y si el salón te pone un mínimo de cubiertos?

El mínimo es un piso, no un techo, y se negocia antes de firmar. Después de firmar ya solo se cumple.

El mínimo de cubiertos es la cantidad de personas que vas a pagar aunque asistan menos. Si el salón te pone 120 y tu cuenta te dio 90, la sede no te queda: estás pagando 30 cubiertos vacíos y el número de tu fórmula ya no manda.

Ese dato se pide por escrito antes del anticipo, junto con la fecha en que se entrega el número final. El artículo 7 de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga a todo proveedor a informar y respetar los precios, tarifas, cantidades, términos, plazos, fechas y demás condiciones que hubiera ofrecido o convenido con el consumidor. Si el mínimo y la fecha están escritos, están amarrados.

Y al revés: si no están escritos, no existen. La frase "luego lo vemos" en una visita de salón no es una condición convenida, es una conversación. La fecha del número final es la que manda todo el calendario de confirmaciones.

¿Qué haces si el número te da muy bajo?

Solo hay dos palancas y conviene saber cuál estás moviendo. O bajas el costo por persona, o bajas la cantidad de personas.

Bajar el costo por persona sirve hasta cierto punto: cambiar de menú, cambiar barra por paquete cerrado, mover la fecha a un día de menor demanda, buscar sede sin mínimo. Todo eso mueve el divisor de la fórmula y puede darte quince o veinte personas más.

Bajar la cantidad de personas es la palanca grande y la que nadie quiere tocar. Es también la única que no degrada la boda: 80 invitados con buena comida se recuerdan mejor que 160 con menú recortado y barra limitada.

Hay una tercera salida que no es palanca sino cambio de formato: ceremonia chica y una reunión grande después, en otra fecha y con otro costo por persona. Los cuatro filtros para bajar la lista están en el artículo de al lado.