Cuántas invitaciones de boda imprimir sin desperdiciar

¿Cuántas invitaciones imprimo si tengo 150 invitados?

Unas 86. La cuenta no es el número de invitados: es el número de hogares de tu lista más una reserva de 10 a 15 por ciento.

La fórmula completa, en tres pasos. Primero cuentas hogares, no personas: cada sobre que vas a rotular es un hogar. Segundo, sumas la reserva sobre ese número de hogares. Tercero, redondeas hacia arriba al escalón que cobre tu imprenta, porque muchas venden por bloques de diez o de veinticinco y subir un escalón casi siempre cuesta menos que quedarte corto.

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La columna de hogares es una estimación de arranque, calculada dividiendo entre dos porque la mayoría de una lista de boda llega en pareja. Es un punto de partida para cotizar, no tu número final: ese sale del conteo de la sección siguiente.

¿Por qué se cuenta por hogar y no por persona?

Porque la invitación no viaja a una persona, viaja a un domicilio. Una pareja que vive junta recibe un sobre, no dos, y ahí ya se cayó la mitad de tu tiraje imaginario.

Esto además tiene consecuencias más allá del papel. Si imprimes por persona y entregas dos invitaciones en la misma casa, estás comunicando dos cupos separados y abres la puerta a que cada quien lleve acompañante. El cupo se cierra dentro del texto, con el renglón de lugares reservados, no con el número de sobres: eso está desarmado en cómo se redacta una invitación de boda.

La unidad hogar también cambió de tamaño en México. Según el Censo de Población y Vivienda 2020 del INEGI hay 35 219 141 viviendas particulares habitadas y el promedio de ocupantes por vivienda es de 3.6 personas, contra 3.9 en 2010 y 4.4 en 2000. En una lista de boda ese promedio baja todavía más, porque abundan las parejas sin hijos invitados y los amigos que viven solos.

¿Cómo cuento mis hogares en diez minutos?

Con una columna más en la hoja donde ya llevas la lista. Se llama sobre, y se llena con el nombre que va rotulado afuera.

Pon a cada invitado el sobre al que pertenece. La pareja que vive junta comparte sobre. Los hijos menores de edad que viven con sus papás comparten el sobre de la casa. El hijo de veintitantos que ya vive solo lleva su propio sobre, aunque venga con sus papás a la fiesta. Los amigos que comparten departamento pero se conocen entre sí por separado llevan sobres distintos, porque cada uno tiene su propio acompañante que decidir.

Al final cuentas valores únicos en esa columna y ese es tu número de hogares, sin estimaciones. Tres reglas que evitan casi todos los errores: los papás de cada lado siempre llevan sobre propio aunque ya sepan todo, las parejas de novios que no viven juntas llevan dos sobres, y las personas invitadas con acompañante abierto llevan uno solo.

Si todavía estás decidiendo a quién dejas fuera, conviene cerrar eso antes de cotizar, porque cada corte mueve el tiraje. Está resuelto en cómo armar la lista cuando no alcanza.

¿Cuánta reserva se pide y quién se la come?

De 10 a 15 por ciento sobre el número de hogares, con un piso práctico de diez piezas cuando el tiraje es chico. Y no es papel de más: ya tiene dueño desde antes de imprimir.

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Suma de la tabla: entre 11 y 18 piezas sobre 75 hogares. Justo el rango de 15 a 24 por ciento en tirajes chicos, y por eso el piso de diez piezas manda sobre el porcentaje cuando el tiraje es menor de 60.

La lista B es la que más consume. Si tienes gente en banca esperando lugar, tu reserva tiene que alcanzar para todos los que planeas subir, y eso ya no es 10 por ciento: revisa cómo funcionan la lista A y la lista B antes de fijar el número.

¿Por qué reimprimir 15 piezas cuesta casi lo mismo que 86?

Porque el precio de un tiraje son dos cosas sumadas: arranque y papel. El arranque se paga completo aunque pidas quince piezas.

En impresión offset el arranque incluye producir las placas y ajustar la prensa, y esa es justo la desventaja que la literatura de imprenta le reconoce al método frente a lo digital: el tiempo y el costo asociados a producir placas y preparar la máquina son la razón por la que los trabajos de cantidad muy chica se mandan a equipos digitales. Si tu invitación lleva hoja dorada, relieve o suaje, el arranque incluye además el troquel o el clisé, que es dinero fijo que ya pagaste una vez y vuelves a pagar en el segundo tiraje.

La impresión digital ayuda, porque no requiere preparar placas ni esperar secado, pero no es gratis: sigue habiendo cargo mínimo de orden, prueba de color y, si el proveedor es de otra ciudad, un envío completo por quince sobres.

La cuenta que conviene hacer en la mesa de la imprenta es esta: pide el precio de tu tiraje con reserva y el precio del mismo tiraje sin reserva. La diferencia son once o quince piezas de papel, casi nunca más del cinco por ciento del total, porque el arranque ya está pagado en las dos cotizaciones. Después pide el precio de un segundo tiraje de quince piezas dentro de tres semanas. Ver esos tres números juntos cierra la discusión sola.

¿Qué le preguntas a la imprenta antes de pagar?

Cinco preguntas, todas por escrito en la cotización. Sirven para que el precio final no traiga sorpresas y para saber cuánto te costaría equivocarte.

Uno. ¿Cuánto cuesta el tiraje de 86 y cuánto el de 75? La diferencia es el precio real de tu tranquilidad. Dos. ¿Cuánto costaría un segundo tiraje de 15 piezas en tres semanas, con envío incluido? Tres. ¿El precio incluye sobres, y los sobres vienen en la misma cantidad o se cobran aparte? Muchos presupuestos traen 86 invitaciones y 75 sobres. Cuatro. ¿Guardan el archivo, las placas o el troquel, y por cuánto tiempo? Cinco. ¿Cuántos días hábiles tarda el tiraje desde que apruebas la prueba de color?

Ese último dato es el que amarra el calendario completo, porque la papelería no se manda cuando está lista sino cuando toca. Las fechas de salida están en cuándo se envían las invitaciones, y cuánta gente de la lista terminará no llegando está en el porcentaje de invitados que no llega.