Lista A y lista B de invitados: cómo se maneja sin que se note

¿Se vale tener una lista B?

Sí, y es más común de lo que se admite. Lo que decide si ofende o no es el calendario, no la intención.

La lista B existe porque casi nadie asiste al cien por ciento. Si invitas a 120 personas y confirman 96, tienes 24 lugares pagados que se pueden llenar. Eso no es un desprecio a nadie: es administración de un contrato que ya firmaste.

El problema es otro. Una invitación que llega tres semanas antes de la boda, cuando el resto del grupo lleva dos meses hablando del tema, se lee sola. La persona hace la cuenta y la respuesta le queda clarísima. Lo que ofende no es ser lista B, es notarlo.

Por eso todo este artículo es un calendario. Si las fechas están bien puestas, la lista B recibe su invitación dentro de la ventana normal en que la gente recibe invitaciones y nadie hace ninguna cuenta.

¿Cuál es la única fecha que manda?

La del número final de cubiertos. Todas las demás fechas de tu calendario se acomodan hacia atrás a partir de esa, y no al revés.

El número final es el día en que le dices al banquete cuántas personas van, y a partir de ahí ya no se puede bajar. Está en el contrato, con nombre distinto según la casa: garantía de cubiertos, número garantizado, headcount final. Pídelo por escrito antes de dar el anticipo, no después.

Y pídelo con número de días, no con una frase. "Unos días antes" no es una fecha. El artículo 7 de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga a todo proveedor a informar y respetar los términos, plazos, fechas y demás condiciones que hubiera convenido contigo, así que una fecha escrita es una fecha exigible y una fecha hablada no es nada.

Hay una protección extra que conviene conocer. El artículo 85 de la misma ley define el contrato de adhesión, que es el que te da el salón, elaborado unilateralmente en formato uniforme. Y el artículo 90, fracción I, dispone que no serán válidas y se tendrán por no puestas las cláusulas que permitan al proveedor modificar unilateralmente el contenido del contrato. Si tu contrato deja que el salón mueva la fecha del número final cuando quiera, esa cláusula tiene un problema.

¿Cómo queda el calendario invertido?

Se cuenta hacia atrás desde el día de la boda. Estas seis casillas son el esqueleto, y la única que no eliges tú es la del número final.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Calendario de trabajo de Bodas MX, no una norma. La casilla del número final sale del contrato de tu banquete: si el tuyo pide diez días y no dos semanas, todas las casillas de arriba se recorren igual número de días.

La distancia clave son las cuatro semanas entre el cierre de la lista A y el cierre de la lista B. Ese es el espacio donde vive toda la operación, y por eso el cierre de la lista A se pone antes de lo que la mayoría cree.

¿Cómo se manda la invitación de la lista B sin que se note?

Con la misma pieza, sin fecha vencida y sin explicaciones. Tres detalles arruinan más lista B que cualquier otra cosa.

El primero es la fecha de confirmación impresa. Si la invitación de la lista A decía que se confirma antes de cierto día y esa pieza ya se imprimió, la de la lista B necesita su propia fecha. Mandar una invitación con la fecha de confirmación ya pasada es firmar la sospecha.

El segundo es la explicación de más. Nadie que recibe una invitación pregunta por qué llegó ese día. Si tú te adelantas con un "es que se nos había traspapelado", acabas de crear el problema que querías evitar.

El tercero es el orden dentro de un mismo grupo. Si de cinco primas invitas a tres en la lista A y dos en la B, se enteran en un día. Las categorías se invitan completas o no se invitan: la lista B se arma con grupos enteros, no con personas sueltas de un grupo ya invitado.

Y una regla de higiene: la lista B no se llama lista B en ningún archivo compartido, ni en el grupo de la familia, ni en la hoja que ve la coordinadora. Se llama segunda vuelta, o se llama como quieras, pero el nombre viaja.

¿Cuándo no conviene la lista B?

Cuando el grupo se conoce entre sí y habla entre sí. En esos casos el ahorro no compensa el costo social.

Tres escenarios donde conviene invitar a todos o a ninguno. Uno: la oficina, porque el lunes se comparan las invitaciones. Dos: un grupo cerrado de amistades de toda la vida, donde ya hay un chat en común. Tres: la familia directa, donde la invitación llega antes por teléfono que por sobre.

Tampoco funciona en boda de destino. Ahí la gente necesita comprar vuelos y bloquear hotel con meses de anticipación, así que una invitación que llega a siete semanas es una invitación imposible de aceptar, y la persona lo sabe. Si tu boda es en otra ciudad, la lista B se convierte en una lista de personas que ya no pueden ir.

La alternativa honesta cuando no cabe todo el mundo es recortar por categorías completas desde el principio. Los cuatro filtros para bajar la lista están explicados aquí.

¿Qué se hace con los que no contestan a tiempo?

Se les cuenta como no y se libera el lugar. Sin culpa, porque tú pusiste una fecha y ellos la vieron.

Antes de dar por perdido a alguien, un solo recordatorio directo, dos o tres días antes del cierre, por mensaje individual y no por grupo. Nunca en cadena, nunca con reproche. Después de la fecha, el lugar entra al conteo de la lista B.

El error que se paga caro es dejar el lugar apartado por si acaso. Cada lugar en suspenso es un cubierto que vas a pagar sin ocupar, y si el contrato ya cerró tu número final, ese cubierto está pagado de todos modos. Con los que no confirman hay un procedimiento aparte.

Y guarda las respuestas por escrito. Cuando llegue la fecha del número final vas a necesitar un conteo que puedas defender frente al salón, y frente a la familia. El porcentaje de invitados que no llega se puede estimar.