Lista de invitados cuando el presupuesto no alcanza

¿Cuál es el número real de invitados que aguanta tu presupuesto?

El que salga de dividir lo que puedes gastar en banquete entre lo que cuesta cada persona. Esa división es el punto de partida y no admite opinión.

Casi todo el mundo lo hace al revés: junta 180 nombres, los lleva a cotizar y después intenta encontrar el dinero. Al revés no funciona, porque la lista siempre gana la discusión emocional y el presupuesto siempre gana la discusión real, solo que tres meses después y con anticipos ya pagados.

Hazlo así. Toma la bolsa de banquete, que es la partida más grande y la única que crece de forma lineal con la gente. Divídela entre el costo por cubierto que te cotizó el salón. El cociente es tu techo. Si te da 84, tu boda es de 84 personas, aunque tu lista traiga 160 y aunque tu mamá tenga razón en cada uno de los nombres que defiende.

De ese techo se descuentan los lugares que no son invitados y que también comen: la coordinadora, el fotógrafo, el equipo de música. En la mayoría de los contratos esos van con menú de proveedor, más barato, pero ocupan silla. Cuéntalos antes, no después.

¿Por qué el precio por persona de la cotización casi nunca es el costo real?

Porque la cifra grande de la propuesta suele ser el precio antes de impuestos y antes del cargo por servicio. La ley obliga a lo contrario.

El artículo 7 BIS de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga al proveedor a informar de forma notoria y visible el monto total a pagar, y ese monto debe incluir impuestos, comisiones, intereses, seguros y cualquier otro cargo adicional. Una cotización que pone el precio por persona en grande y apila el impuesto y el servicio en letras chicas abajo no está cumpliendo.

Esto no es un detalle contable: cambia tu lista. Un cubierto que se anuncia en cierto número y termina con impuesto más cargo por servicio encima puede subir una quinta parte, y una quinta parte de 100 invitados son 20 personas que se quedan fuera. Pide el total por persona por escrito antes de dividir. Lo que va aparte del cubierto está desglosado en el silo de proveedores.

¿Cuáles son los cuatro filtros y en qué orden van?

Los cuatro se aplican en orden y cada uno se resuelve con una sola pregunta. El orden no es estético: cada filtro reduce el trabajo del siguiente.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

El filtro 2 es el que más gente quita y el que menos pleito causa, porque es verificable. Doce meses sin una llamada, un mensaje directo o un café no es una opinión sobre el cariño, es un hecho del calendario.

El filtro 3 hace algo que casi nadie ve: cada acompañante no invitado es un cubierto completo. Diez amistades solteras con acompañante son diez personas más. La regla del acompañante se comunica en el sobre y no de palabra.

El filtro 4 es el único que se negocia, y se negocia con la persona que puso los nombres, no con los nombres. Con los invitados de los papás la regla es simple: quien aporta negocia cupo.

¿Cómo se convierte la discusión familiar en números?

Cambiando el sujeto de la frase. En lugar de discutir si tu tío merece ir, se discute cuánto cuesta esa mesa comparada con lo que gana un hogar.

La ENIGH 2024 del INEGI reporta que el ingreso corriente promedio trimestral por hogar en México fue de 77,864 pesos, y que el gasto corriente monetario promedio trimestral por hogar fue de 47,674 pesos. Son los números que le dan escala a la conversación.

Míralo con un supuesto de trabajo que tú vas a sustituir por tu cotización real: mil pesos por cubierto, total, con impuesto y servicio. Con ese supuesto, una boda de 200 personas son 200,000 pesos solo de banquete. Eso supera lo que el hogar promedio de este país gasta en todo un año, porque 47,674 pesos al trimestre son 190,696 al año.

Esa frase, dicha en voz alta en la sala de tus papás, hace más que cualquier discusión sobre quién es más cercano. No es un argumento contra nadie: es la escala real de lo que se está pidiendo.

¿Qué se dice y qué no se dice al que se queda fuera?

Se dice el número y no se dan explicaciones personales. Toda explicación personal abre una negociación, y esa negociación la pierdes tú.

Tres frases que funcionan, en orden de dificultad. Con alguien lejano: "Vamos a hacer algo muy chico, cerramos en un número que nos dio el salón y no lo podemos mover". Con alguien cercano que no cabe: "Nos dolió muchísimo, el salón nos cerró en un número y la lista se armó con eso; nos encantaría verte antes o después de la boda". Con quien pide meter a alguien: "El número está cerrado; si quieres, esa persona entra en tu lugar".

Y tres frases que nunca. "Es que no alcanzó" sin número, porque invita a que te ofrezcan pagar. "Vamos a ver si se puede", porque no cierra nada y regresa en un mes. "Es que tu prima ni te habla", porque estás discutiendo la relación y no el cupo.

Lo que sí funciona, siempre, es que la respuesta salga de una sola persona de la pareja y siempre la misma. Dos voceros con dos versiones es cómo se cuela la gente. Hay un guion completo para esa conversación.

¿Qué recortes no sirven de nada?

Los que tocan el menú en lugar de tocar el número de personas. Bajar de tres tiempos a dos ahorra un porcentaje del cubierto; quitar veinte invitados ahorra veinte cubiertos completos.

La lista de recortes que la gente intenta primero y casi nunca funciona: cambiar el postre, quitar la barra libre por barra limitada, mover la boda a temporada baja sin cambiar la gente, buscar un salón más barato con el mismo mínimo de cubiertos. Todos bajan el costo por persona un poco. Ninguno cambia el hecho de que cada persona necesita silla, mesa, vajilla, servicio y bebida.

Hay un recorte que sí funciona y casi nadie hace: recortar por bloque, no por persona. Quitar la categoría completa de compañeros de trabajo, o la de amistades de la universidad, es más limpio y más defendible que quitar tres nombres de cada grupo. Nadie puede reclamarte que su vecino sí fue.

Y si después de todo el número sigue sin dar, el problema no es la lista, es el presupuesto. La cuenta completa de cuántos invitados caben está aquí.