Cuánto cuesta un invitado extra de última hora en tu boda

¿Qué es el conteo garantizado y cuándo se cierra?

Es el número de personas que declaras por escrito en una fecha determinada y que a partir de ahí se vuelve un piso de pago. No es una estimación ni una lista tentativa: es la cifra por la que vas a facturar, llegue quien llegue.

En los contratos de banquete y en las hojas de grupo de hoteles esa fecha de cierre suele caer entre 3 y 10 días naturales antes del evento, y muchas veces viene acompañada de un porcentaje mínimo facturable: aunque bajes el número, no puedes bajar de cierta proporción de lo que contrataste. No existe una norma que fije ni la fecha ni el porcentaje, así que los dos datos se leen en tu propio contrato, con calendario en mano.

La lógica del salón es sencilla y no es mala fe. Con ese número compra insumo perecedero, programa meseros por rango de comensales y arma el montaje. Por eso, del lado de acá de la fecha todo se mueve casi gratis, y del lado de allá todo se mueve caro. La cuenta de cuánta gente te va a fallar está en el porcentaje de invitados que no llega, y la fecha en la que conviene cerrar tu propio RSVP, en la fecha límite de confirmación.

¿Cuánto cuesta de verdad un invitado que agregas una semana antes?

Nunca es el precio por plato que trae tu cotización. Ese precio se calculó sobre un volumen que ya cerraste, y el añadido entra por otra puerta: la del pedido especial, con recargo y con renglones que en el paquete venían escondidos.

La tabla de abajo abre la aritmética sobre un cubierto de ejemplo de 1,200 pesos por persona, para que sustituyas tus cifras y veas el mecanismo. Cambia los números por los tuyos y el orden de magnitud se sostiene.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Los rangos de recargo de esta página no son una tarifa publicada por nadie: son lo que se repite en hojas de banquete y en cotizaciones de salones, y sirven para saber qué preguntar. Pide el precio unitario del cubierto adicional por escrito y con vigencia, exactamente como se pide el precio del menú infantil.

¿Por qué el invitado que rompe la mesa cuesta el triple?

Porque el mobiliario no se vende de a uno. Si tus mesas son de diez y llevas ochenta confirmados, el invitado ochenta y uno no pide una silla: pide una mesa completa.

Ese invitado arrastra mesa redonda, mantel largo, camino o cubremantel, centro de mesa, numerador, menús impresos y las sillas que hagan falta para que la mesa no se vea coja. En muchos montajes también empuja el plano de luz, el espacio de pista y el rango de meseros. Por eso la pregunta que hay que hacerle a tu planeador no es “¿cuánto cuesta un invitado más?”, sino “¿en qué número exacto se me abre una mesa nueva?”.

Antes de decir que sí, revisa el plano. Reacomodar el acomodo de mesas para meter a dos personas en huecos que ya existen es gratis; abrir mesa no lo es. Y si el añadido pasa por permisos de aforo o de playa, ahí hay otro escalón que se cobra aparte, desmenuzado en invitado de más de último minuto.

¿Y si me faltan invitados en lugar de sobrarme?

Pagas igual. Esa es la parte incómoda del conteo garantizado y la razón por la que conviene declarar con la cabeza fría y no con la ilusión de que va a llegar todo el mundo.

La costumbre del ramo es declarar un número ligeramente por debajo de tus confirmados, contando con la ausencia que siempre ocurre, y dejar por escrito hasta cuántas personas por arriba de ese número puede recibir la cocina sin recargo. Esa segunda mitad de la frase es la que casi nadie pide y la que de verdad te protege: no evita el añadido, lo abarata.

Lo que sí puedes exigir cuando sobra comida es que no se tire. Pide en el contrato que los alimentos no servidos se empaquen o se donen, y quién los recoge. Sobre el invitado que confirmó y nunca apareció, la mecánica está en invitado que confirma y no llega.

¿Qué te pueden cobrar de recargo y qué no?

Te pueden cobrar lo que quedó convenido y nada más. El artículo 7 de la Ley Federal de Protección al Consumidor obliga al proveedor a informar y a respetar precios, tarifas, cargos, términos, plazos, fechas, modalidades y demás condiciones que hubiera ofrecido u obligado contigo.

El artículo 7 BIS aprieta por el otro lado: el monto total a pagar debe informarse de forma notoria y visible, incluyendo impuestos, comisiones, seguros y cualquier otro costo, cargo, gasto o erogación adicional. Una cotización de invitado extra que dice “1,200 más impuestos y servicio” todavía no cumple con eso.

Y si el día de la cuenta aparece un cargo del que nadie te avisó, el último párrafo del artículo 10 prohíbe al proveedor aplicar cargos sin consentimiento previo del consumidor o que no se deriven del contrato correspondiente. Si tu contrato es de adhesión y trae una cláusula que le permite al salón mover el precio cuando quiera, la fracción primera del artículo 90 dice que esa cláusula no es válida y se tiene por no puesta. El modelo registrado se compara en el Registro Público de Contratos de Adhesión, y el artículo 86 QUATER señala que cualquier diferencia entre ese texto y el que te dieron a firmar, usada en tu perjuicio, se tiene por no puesta. El paso a paso está en cómo verificar un contrato en el RPCA.

¿Cómo se pide el añadido para que no salga caro?

Por correo, con número y con fecha de vigencia. La diferencia entre pagar un cubierto y pagar una sorpresa cabe en un mensaje de cuatro renglones mandado antes de decirle que sí a nadie.

Pregunta cuatro cosas de golpe: precio unitario del cubierto adicional con impuestos y cargo por servicio incluidos, si ese precio incluye silla y servicio o van aparte, en qué número exacto se abre una mesa nueva y cuánto cuesta ese bloque completo, y hasta qué día y a qué hora se aceptan añadidos. Con esas cuatro respuestas ya puedes decidir si vale la pena, o si es más barato reacomodar el plano.

Un apunte de negociación. Si vas a agregar, agrega todo junto y una sola vez: dos correos separados con una persona cada uno suelen costar más que un correo con dos, porque el segundo puede caer del otro lado de la fecha de cierre. Y antes de firmar cualquier cosa, el historial del proveedor se revisa en el Buró Comercial de PROFECO.

¿Qué frase conviene dejar escrita antes de firmar?

Una sola, y se negocia cuando todavía tienes poder: antes de la firma. Después de firmar, el añadido tardío ya no se negocia, se compra al precio que te digan.

La redacción que funciona trae cuatro datos. Por ejemplo: el conteo garantizado se cierra a los siete días naturales previos al evento; el cliente podrá agregar hasta cinco personas por arriba de ese conteo hasta 72 horas antes, al mismo precio unitario contratado y sin recargo; el precio unitario incluye alimento, silla, montaje y servicio; y cualquier cargo adicional deberá constar por escrito y aceptado por el cliente antes de aplicarse.

Los cuatro pedazos hacen trabajos distintos. El primero fija la fecha. El segundo te compra un colchón de gente. El tercero impide que el precio por plato se convierta en cinco renglones. El cuarto te devuelve el derecho que ya te da el artículo 10, pero escrito en el papel que va a leer el gerente y no un juez. El resto de las cláusulas que se revisan en la misma sentada están en qué revisar en un contrato de banquete.